Systém podpory rozhodovací činnosti v oblasti distribuce pohonných hmot na čerpací stanice

Námi presentovaný systém ulehčuje a zdokonaluje evidenci veškerých potřebných údajů pro dispečerskou práci s ropnými produkty. Plánování, distribuce, inventury, statistiky a výkazy.

Nejdůležitější funkce systému:

Správa dat

• Vstup dat z evidenčních systémů prodejů, stavů nádrží
• Výstupy dat do účetního systému SUN
• Vzdálený přístup k datům na bázi tenkého klienta

Podpora dispečerské práce

• Vedení evidence dodavatelů a jejich skupin
• Vedení evidence dopravců
• Vedení evidence přepravních tras
• Vedení evidence nákupních cen
• Vedení evidence čerpacích stanic
• Vedení evidence dodávek
• Vedení evidence objednávek

Dispečerská práce, predikce

• Zjišťovaní aktuálního stavů ropných produktů
• Evidence prodejů
• Plánování rozvozu ropných produktů, návrh dodávek
• Automatické generování objednávek
• Prognózy denních prodejů

Manažerské výstupy

• Inventury
• Zjištění účetních a fyzických stavů
• Marže
• Wet stock

Aplikace Shor32

Systém je pro lepší rozdělen pomyslně orientaci do několika skupin. Číselníky, Evidence dodávek ropných produktů, Zápis IC, Evidence prodejů a aktuálních stavů ropných produktů v nádržích, Marže, Predikce, Identifikované dodávky, Sestavy a výstupy.

Číselníky systému

Základním kamenem aplikace Shor32 je množina tabulek nazývaná Číselníky, které jsou využívány všemi ostatními provozními daty. Tyto tabulky obsahují převážně méně proměnná data např. čerpací stanice, typy nádrží čerpacích stanic, ropné produkty, aditiva, sklady ropných produktů, ceny ropných produktů, dopravci, trasy závozů, hraniční přechody a další, které jsou dále jinak využívány v aplikaci.

Dodávky ropných produktů na čerpací stanice

Evidence dodávek je jedna z klíčových funkcí aplikace, do které zapisuje oprávněná osoba údaje o plnění a závozu ropných produktů na čerpací stanice. Zápis dodávky je maximálně automatizován, aby uživateli usnadnil vkládání množství údajů a upozornil jej na případně nekorektně zadanou informaci.

Zápis IC, odsouhlasení faktur

Zápisem IC se rozumí odsouhlasení došlých faktur od dodavatelů ropných produktů s informacemi o skutečně realizovaných závozech na čerpací stanice. Uživatel definuje podmínku podle údajů z došlé faktury, která z informací v systému vybere data dodávek, jež by měly být dodavatelem ropných produktů fakturovány. Odsouhlasení správnosti faktury provede zápisem IC přidělené dané došlé faktury. Na konci každého dne uživatel odešle takto zpracované faktury a data Accruals prostřednictvím aplikace do účetního systému SUN k dalšímu zpracování.

Evidence prodejů a stavů ropných produktů na čerpacích stanicích

Tato část aplikace je určena pro práci s údaji týkající se prodejů a stavů nádrží ropných produktů na jednotlivých čerpacích stanicích, jako například vkládání a modifikace dat již pořízených programem Převod32, případně vyhodnocování prodejů, atd. Její další částí je také evidence nestandardních pohybů ropných produktů na čerpacích stanicích, která umožňuje korigovat sestavení marže.

Marže

Marže jsou sestavovány na základě prodejů dodávek ropných produktů a stavů nádrží systémem FIFO. Bezchybnému sestavení marže předchází spuštění zabudovaného systému kontrol. Po vyřešení případných datových nesrovnalostí již je sestavení marže pouze otázkou stisku jediného tlačítka. Součástí tohoto modulu je také vyhodnocování Wet-stock.

Predikce

Pro samotné zajištění závozu čerpacích stanic ropnými produkty je nezbytné sestavování predikce. Predikované dodávky se generují vždy na následujících sedm dnů na základě prodejů v předcházejících týdnech, aktuálních stavech ropných produktů v nádržích a dodávek stočených po půlnoci.

Identifikované dodávky

Dalším nástrojem pro uživatele zapisující dodávky je generování Identifikovaných dodávek. Jelikož systém zná stav ropných produktů v nádrži o půlnoci, denní prodej a následující půlnoční stav, je schopen vyhodnotit, zda nebyla na čerpací stanici resp. nádrži zavezena dodávka. Z takto identifikovaných dodávek uživatel tvoří dodávky skutečné, čímž se identifikované dodávky označí jako zapsané a uživatel tak dostane přehled, zda nepostrádá doklad o závozu ropného produktu na čerpací stanici.

Sestavy a výstupy

Součástí systému jsou základní uživatelské sestavy, které lze díky zabudovanému editoru upravovat. Otevřenost systému umožňuje uživatelům zpracovávat data i v tabulkovém procesoru Excel.

Závěr

Presentovaný systém byl vytvořen na základě několikaleté spolupráce s týmem odborníků z oddělení Supply and distribution firmy Shell Czech republic a.s. a Shell Slovakia republic, a.s. v jejichž lokalitách je celá aplikace úspěšně nasazena a prověřena v praktickém provozu již od září roku 2000.