Software evidence dodavatelů a objednávek

Námi presentovaný systém zajišťuje evidenci veškerých potřebných údajů, logistiku přeprav, svozů a rozvozů, dispečerskou práci a v poslední řadě fakturační zázemí, zpracování dobírek, inventury, statistiky a výkazy.

Tato aplikace je typicky uvažována pro společnosti, které mají nějaké obchodní, operační, nebo jiné oddělení plné pracovníků, kteří musejí nezbytně komunikovat velmi často s větším množstvím dodavatelů. Nabízíme Vám naši aplikaci pro Evidenci dodavatelů a objednávek, která Vám pomůže zmíněné problémy jasně řešit.

Začněme tím, že naše Evidence dodavatelů je aplikace schopná pracovat v síťovém víceuživatelském prostředí. Obsahuje uživatelskou agendu, kde má každý uživatel své jméno a heslo, kterým se do aplikace přihlašuje, čímž je zajištěna nejen základní úroveň ochrany Vašich dat, ale je také zamezeno možnosti jejich zneužití vzájemně uživateli. Ke každému dokladu, nebo každé důležitější operaci v aplikaci je připojen „podpis“ aktuálního uživatele, který je dohledatelný.

Základní funkce aplikace

• Evidence dodavatelů
• Hodnocení dodavatelů
• Evidence objednávek
• Reklamace
• Sestavy

Všechny tiskové výstupy, jako jsou objednávky, reklamace, sestavy apod. mají representativní formu, takže roste Vaše prestiž u Vašich dodavatelů a rozhodně není ostuda předkládat je manažerům k prostudování, či doklady k podpisu. Samozřejmě lze tiskové výstupy opatřit grafickým logem, lze doplnit různé uživatelské texty, případně např. za objednávkami tisknout obchodní podmínky, nebo jiné aktuální informace, či nabídky, které byste chtěli aby se dostaly do ruky Vašemu dodavateli.

Základem této aplikace jsou tři agendy – evidence dodavatelů, objednávek a reklamací.

Evidence dodavatelů obsahuje všechny formální údaje o dodavatelích, ale také veškeré kontakty ve firmě dodavatele na pracovníky zajišťující konkrétní činnosti. Dodejme, že významným nástrojem aplikace je hodnocení dodavatelů, které pomáhá rozlišit perspektivní partnery od těch spíše kontraproduktivních a napomáhá tak k efektivitě Vaší společnosti.

Evidence objednávek je hlavní agendou celé aplikace. Odtud jsou vystavovány a kontrolovány všechny objednávky. Je kladen důraz na praktické hledisko, kdy lze např. velmi snadno prostým duplikováním vystavit novou objednávku, je značně rozvinut mechanismus pohotového vyhledávání, filtrování a třídění jednotlivých objednávek, ihned jsou patrné stavy v jakých se objednávky nacházejí, pohotově lze zobrazit reklamace vázající se k objednávce, nebo zaevidovat nákupní faktury, či proformy.

Evidence reklamací zajišťuje přehledné sledování závazků dodavatelů vyplývajících z reklamace. Lze jednoduchým způsobem vystavit novou reklamaci s možností uvedení vyjádření dodavatele, jakým způsobem závadu odstraní. Vyhledávání a kontrola stavů reklamací je samozřejmostí.

Pro přehled, uvádíme níže výčet podstatných funkcí aplikace.

Evidence dodavatelů

• evidence všech formálních údajů o dodavatelích podle obchodních rejstříků, event.živnostenských rejstříků, tak aby všechny tiskové výstupy odpovídali legislativě
• evidence jednotlivých obchodních činností a konkrétních kontaktů na příslušné pracovníky u dodavatele
• možnost pozastavení objednávek na každou činnost odděleně
• možnost povinného ročního hodnocení každé činnosti dodavatele
• vkládání uživatelských poznámek, které se pohotově v aplikaci zobrazují, vždy při práci s příslušným dodavatelem
• zatřiďování dodavatelů do skupin, jejichž vyhodnocování umožňuje sledovat výdaje, nebo investice Vaší společnosti do určitých oblastí
• lokální evidence dodavatelů (možnost načtení globálního adresáře a nezávislé editace, což se využívá pro tiskové výstupy v různých formách pro konkrétní akce)
• tisk dodavatelů na štítky, hlavičkové papíry (předtisk adresy na propagační letáky apod.)

Hodnocení dodavatelů

• denní hodnocení dodavatelů podle konkrétních kritérií všemi uživateli
• roční hodnocení dodavatelů pouze odpovědnou osobou na základě výsledků denních hodnocení
• uživatelsky definovatelná kritéria hodnocení
• roční kategorizace dodavatelů na základě ročního zhodnocení, jejímž důsledkem může být prohlubování další spolupráce s dodavatelem, nebo její přerušení

Evidence objednávek

• evidence objednávek s detailním popisem, výčtem zboží, nebo služeb
• snadné vystavování objednávek duplikováním existujících
• možnost vystavování objednávek v různých měnách
• možnost tisknu dodatku (např. obchodních podmínek) k objednávce
• evidence přijatých proti/nákupních faktur, nebo proforem (zálohových faktur) k objednávce
• přehledný přístup k reklamacím týkající se konkrétní objednávky
• možnost přiřazení objednávky k určité akci pro budoucí vydhodnocení
• přiřazení střediska, pod kterým má být objednávka vedena
• filtrování objednávek podle dodavatele, uživatele, stavu objednávky (sledování objednávek podle jejich stavu – zapsaná / zpracovaná / stornovaná), určitého období, určité skupiny dodavatelů
• rychlé vyhledávání v objednávkách podle jejich čísla

Reklamace

• možnost evidence několika reklamací k jedné objednávce
• přehledné sledování stavu reklamací
• reklamace obsahuje nejen text se žádostí o odstranění konkrétní závady, ale také možnosti nápravy dodavatelem, případně interní poznámky o pružnosti dodavatele při řešení reklamace
• reklamace může mít svůj termín vyřešení (finální datum, co kterého bude vyřešena)

Sestavy

• tisk seznamu objednávek podle středisek, akcí, s možností výstupu do Excelu, nebo jiného tabulkového kalkulátoru
• tisk denního, ročního hodnocení dodavatelů s možností výstupu do tabulkového kalkulátoru

Demo verze

• Stáhnutí demo verze na váš počítač
• Úplná dokumentace k programu

Ceník

• Jednouživatelská verze ... 3 500 Kč
• Více uživatelská ... 8 500 Kč